Bij disfunctioneren voldoen de prestaties van de werknemer niet aan de verwachtingen die werkgever daarvan heeft, of past de werknemer door karakter of houding niet in de bedrijfscultuur. Voorbeelden: de werknemer kan de hoeveelheid werk niet aan, levert kwalitatief slecht werk, of kan slecht met collega's of klanten omgaan.
Het is steeds van belang dat de werknemer duidelijk gemaakt is en wordt wat er van hem in een bepaalde functie of rol verwacht wordt. Een schriftelijk vooraf overeengekomen functiebeschrijving is daarom een belangrijk document: die geeft aan wat er specifiek van de werknemer verwacht wordt, wat zijn taken en verantwoordelijkheden zijn en over welke competenties hij moet beschikken.
